En una era en que todos necesitamos estar informados y conectados 24 horas, a veces olvidamos que hay sistemas que, además de conectarnos socialmente, también pueden facilitarnos el día a día en nuestro negocio. Este es el caso de WhatsApp Business, la aplicación de WhatsApp conocida por todos, pero con funciones enfocadas a la gestión empresarial.
Sabemos para qué sirve y lo mucho que nos ayuda a comunicarnos, pero desde AESS hemos querido compartir sus usos y compartir con vosotr@s cómo podemos aplicarlo a la gestión de nuestros centros de Self Storage.
WhatsApp Business es una aplicación para móvil, descargable en ordenador, para comunicarnos con nuestros clientes o clientes potenciales de forma inmediata yeficaz, como en un chat. Nos da la libertad de poder enviar presupuestos o facturas en pdf, enviar links a nuestra web o localización o bien, recibir los datos del cliente o fotografías para determinar que ha de guardar el cliente e indicarle el trastero que más le conviene.
¿Quieres saber las funciones principales de esta aplicación? Pasamos a detallártelas, y además, sabrás como activarlo desde hoy mismo.
PERFIL EMPRESARIAL
Con solo descargar la aplicación en el móvil de empresa y registrarte, ya permite crear una cuenta y un perfil empresarial. Esta es la primera gran ventaja de usar la app para empresa.
Lo idóneo es tener un móvil y un WhatsApp Business para cada centro porque el perfil contiene información útil y especifica: horario del centro y ubicación del centro con mapa, la descripción de la actividad empresarial, nombre de la empresa, Página web, Correo electrónico, …
Para activarlo, una vez descargada la aplicación, dirígete a Configuración (iphone) o más Opciones (Android) y a Herramientas para la empresa, y desde allí a Perfil de empresa donde puedes actualizar toda la información. Además, existe un apartado de Catalogo de empresa para poder añadir servicios, productos e imágenes que definan tu negocio. Una vez interactuado con cualquier contacto, podrá visitar este perfil siempre que quiera y consultar la información.
RESPUESTAS AUTOMATICAS
Con el fin de dar siempre respuesta a nuestros clientes se pueden configurar respuestas automáticas cuando no se esté disponible o fuera de horario de oficina para informar de que se les va a contestar en la mayor brevedad posible.
Así mismo, se puede crear un mensaje de bienvenida cada vez que un usuario nuevo nos escriba. Nuestros clientes agradecerán ser contestados y tener una respuesta al instante, y nuestro equipo no tendrá que dejarlo todo por contestar un WhatsApp.
Además, hay mensajes que suelen ser repetitivos a lo largo del mes. Por ejemplo, el aviso de paquetería que llega diariamente y que nos roba tiempo cada vez que se notifica al cliente. Ahora, con solo escribir el símbolo “ / ” seguido de una palabra o conjunto de letras en chat del cliente, podemos tener configurado una frase para que sea mucho más rápido.
Por Ejemplo: al escribir /paq enviamos directamente :“ Ha recibido un paquete que será depositado en su trastero”, o bien, /factura : “ Ya tiene disponible su factura de este mes “
Hacerlo es sencillo, desde Herramientas para la empresa, también se puede acceder a herramientas de mensajería para activar todo tipo de mensajes: de bienvenida, de ausencia, respuestas rápidas, … Solo es cuestión de adaptar el mensaje para cada centro y para cada situación. Fàcil, ¿verdad?
ETIQUETAS
Desde las mismas Herramientas de mensajería existe la posibilidad de crear etiquetas para organizar las conversaciones en categorías útiles. Así, cada cliente y chat abierto puede tener un color y estado. Nos sería útil, por ejemplo, tener marcados en rojo y en la etiqueta de pago pendiente a los clientes impagados y cambiarlos de etiqueta cuando ya dejan de tener pendiente su deuda. O podríamos agrupar por etiquetas todos los clientes potenciales para hacerles un seguimiento.
GRUPOS O LISTAS DE DIFUSIÓN
Dos sistemas muy efectivos para comunicarnos con varios interlocutores. La principal diferencia, es que en el primer caso (Grupos de WhatsApp) se crea un chat donde todos los usuarios podrán ver a quién más se le ha enviado el mensaje y podrán comunicarse entre ellos (siempre que no haya bloqueado la opción el administrador del grupo).
La lista de difusión, en cambio, nos dejar escoger hasta 256 contactos para enviarles a todos el mismo mensaje o promoción, pero la reciben de forma individual y privada. Útil y práctico para comunicar un mensaje global a todos los clientes, por ejemplo, que se van a realizar obras en el centro o que el horario cambia durante el verano. Para poder reenviarlo a más contactos, se puede crear otra lista de difusión con el mismo mensaje.
USOS DESDE LA WEB
Para aprovechar al máximo la aplicación puedes integrar WhatsApp Business en la página web de tu Self Storage poniendo un botón de chat en las páginas que más te interesen. Los visitantes podrán contactar al instante y sino estáis recibirán un mensaje de respuesta automática. Si te atreves a hacerlo tu mismo aquí está un enlace para activarlo. Si no, tu informático sabrá como hacerlo.
Además, existe WhatsApp web para que tu equipo pueda contestar siempre desde su ordenador, y no desde el teléfono. Sólo tienes que dirigirte a Configuración (iphone) o más Opciones (Android) y aparece la opción de vincular el smartphone con el ordenador por medio de un código QR.
Si te he parecido una información interesante, sigue el link para poder empezar a usar la aplicación.
Como siempre, si te surgen dudas o quieres aportar tu experiencia en este campo desde AESS estaremos encantad@s de escuchar tu feedback 🙂
