Guía para la Prevención de Desastres en trasteros
Aunque Self Storage suele ser un servicio muy seguro y sin riesgo, siempre pueden ocurrir incidentes y desastres, y a menudo en el momento menos esperado. Toda empresa de Self Storage debería disponer de un Plan de Gestión de Desastres, y así estar preparados ante este tipo de eventos. FEDESSA ha desarrollado una Guía que puede ayudar a las empresas en esta importante tarea.
La interrupción del negocio y los desastres en trasteros son impredecibles y a menudo inimaginables. Pueden ocurrir como resultado de desastres naturales, actos vejatorios o accidentales de personas; o su negocio puede simplemente ser víctima de un incidente no intencionado con la pérdida y/o interrupción del negocio. Las consecuencias varían en función de los efectos del desastre desde una pérdida parcial a total, por ejemplo de clientes, reputación, participación de mercado, ubicación, archivos importantes, ingresos, personal y equipo. En 2015 se produjeron 3 incendios significativos en empresas europeas de Self Storage con la pérdida total de los edificios, uno de ellos en España. Asimismo, numerosas empresas afectadas por daños de agua, robos y factores externos que tienen como resultado la pérdida de negocio, como por ejemplo un corte en el suministro eléctrico. Los incendios en las empresas de Self Storage no son frecuentes y 2015 fue sin duda un año excepcional en este sentido. Sin embargo, esto subraya el hecho de que ninguna empresa es inmune al riesgo de un evento significativo y todo negocio debería estar preparado ante un incidente de este tipo. Esperemos que no sea necesario poner en práctica su Plan de Gestión de Desastres, pero si alguna vez lo tiene que hacer, seguramente se alegrará de tener uno
La gestión de desastres pretende considerar todos los posibles riesgos para su negocio y la preparación de planes de contingencia para que todo su personal sepa qué hacer si ocurre lo peor y cómo minimizar los daños. Hay ciertas cosas que usted puede hacer para reducir el riesgo de algunos desastres. Por ejemplo, la protección contra incendios, el mantenimiento y la limpieza periódica de alcantarillados, hacer copias de seguridad de datos electrónicos, etcétera. También hay cosas que puede hacer para minimizar el daño a su negocio si algo sale mal: procedimientos y formación de su personal, el almacenamiento externo de datos y documentos importantes, determinados contactos para el personal en caso de emergencia y, lo más importante, un manual que, si se diera el caso, tanto personal como dirección puedan consultar.
Cuando las cosas van mal, se crea un momento de estrés en su negocio y poder recurrir a un manual de orientación puede ayudar a las personas a no distraerse y a asegurarse de que los elementos clave no se pasen por alto. Cosas tan sencillas como la actualización de su página web y redes sociales a menudo pueden ser descuidadas con tantas cosas que pasan. ¿Tiene Usted una base establecida de operaciones fuera del sitio, desde la que poder contactar a los clientes y esencialmente gestionar el evento? ¿Alguna vez ha probado esta ubicación? ¿Usted prueba la copia de seguridad de los datos? Cuando en un negocio de almacenamiento habían robado todos los ordenadores, descubrieron que durante los últimos 3 meses sus copias de seguridad automáticas de software no habían funcionado. Como con cualquier negocio, hay una serie de incidentes que podrían tener un impacto catastrófico en la operación de almacenamiento. Usted debería sopesarlos, reducir al mínimo sus riesgos y establecer procedimientos para hacer frente a cualquier incidente imprevisto.
FEDESSA ha producido una guía para ayudar a sus miembros en el diseño de su propio plan de prevención y recuperación de desastres de negocios. En él se detallan muchos de los peligros potenciales aplicables a las empresas de almacenamiento y se discuten formas de minimizar sus riesgos. La guía también le ayuda a trazar un plan de recuperación de desastres para su negocio, con todos los elementos pertinentes para que su negocio de Self Storage vuelva a estar operativo lo antes posible. El grado y la complejidad de los planes individuales pueden variar, al igual que el tamaño y la complejidad de los negocios individuales, pero esta guía proporciona una base sólida para ayudar a los miembros en la creación de su guía personalizada y única. La guía está disponible en español para los asociados a AESS, en su área privada.
Recuerde que el éxito de su planificación depende de las pruebas, el ensayo y la verificación de su plan. Teniendo en cuenta que está diseñado para ser un documento vivo, por lo tanto, debe ser revisado como mínimo una vez al año. La industria del Self Storage está creciendo y desarrollándose en toda Europa a un ritmo constante. Es importante que la industria adopte una actitud y un enfoque proactivo y responsable hacia la prevención de desastres y la planificación de la gestión de emergencias.
