Bien seas una empresa o un particular, la falta de espacio en casa o en la oficina para guardar documentos es uno de los problemas más comunes a los que nos enfrentamos. El trastero puede ser la mejor opción para almacenar la documentación de casa o del trabajo, pero siempre es mejor hacerlo de forma segura. A continuación te vamos a explicar cómo guardarla correctamente para evitar su deterioro o pérdida.
¿QUÉ TIPO DE MATERIAL USAR?
Para conservar nuestra documentación es mejor hacerlo horizontalmente en cajas de plástico de alta densidad. Otra opción es usar los clásicos archivadores de plástico que se colocan verticalmente en la estantería y en su interior van organizados los documentos o papeles que desees.
Evita a toda costa plastificar los papeles ya que la humedad o el calor pueden derretir este material y afectar negativamente a los documentos. Recuerda que las cajas de plástico libre de ácidos a diferencia de las cajas de cartón son mejores para guardar este tipo de materiales y documentos.
CUIDADO CON LOS CLIPS O GOMAS ELÁSTICAS
Evita a toda costa guardar en el trastero documentos grapados, con clips o en carpetas de cartón o plástico con hojas magnéticas. La posible humedad del espacio puede acabar oxidando este material, manchando así los papeles.
Nunca uses gomas elásticas ya que este tipo de material con el tiempo acaba secándose y pueden llegar a adherirse al papel. Otro consejo es el de los post-it que muchas veces colocamos en los documentos o libros para separarlos por temáticas y facilitar así que localicemos mejor la parte que nos interesa. Dejar los post-it en los documentos que vamos a guardar en el trastero es un gran error ya que llevan pegamentos y tintes que con el tiempo pueden degradar y despintar el papel.
CLASIFICA Y ETIQUETA LA DOCUMENTACIÓN
Como todo lo que guardamos en el trastero es esencial la clasificación y etiquetado. Si los documentos que vas a guardar son de empresa te aconsejamos dividirlas en carpetas o archivadores de plástico por año. Si vas a guardar distintos tipos de documentación es mejor ordenarlos por grupos, como ‘documentos del hogar’: titularidad, contratos de alquiler o recibos, ‘documentos del vehículo’, ‘apuntes de la universidad’,… etc. Una vez realizado la clasificación y organización, etiqueta cada carpeta, caja o archivador con los documentos que hay en el interior. ¡Así evitarás el caos cuando necesiten buscar algún documento concreto!
¡ESCANEA TUS DOCUMENTOS IMPORTANTES!
Finalmente, y aunque el trastero es la mejor solución para conservar y almacenar nuestros documentos, recuerda que la era digital ha llegado. No todos los documentos pero aquellos esenciales como facturas, albaranes, documentos de titularidad o documentos legales de la empresa deben ser digitalizados para así el respaldo de que tus documentos están seguros y jamás se perderán. Es tan fácil como escanear los más importantes y guardarlos en tu ordenador o en cualquier dispositivo de confianza. Así tendrás la documentación original y al digitalizada perfectamente guardada.
Como ves, estas sencillas ideas harán que tu oficina o las estanterías de casa no se caigan debajo de tantos papeles y sigan ocupando un espacio innecesario. Solo necesitas paciencia, tiempo y organización para que toda la documentación se conserve en el trastero en perfectas condiciones.
Cada vez son más los autónomos, empresas y tiendas online que utilizan trasteros como espacio extra de oficina. Si aún no dispones de uno, localiza el más próximo a través del buscador de trasteros de AESS. Solicita información para alquilar un trastero de uso profesional y sorpréndete con las tarifas.
