Hace unos días con motivo de la inminente implementación de Verifactu, el sistema de facturación digital que ha estado en boca de todas las empresas desde su anuncio. Celebramos en AESS un webinario especial para ayudar a comprender sus implicaciones, un espacio donde expertos de distintos ámbitos compartieron análisis, recomendaciones y experiencias prácticas.
El webinario fue moderado por Juanjo Pastor, gerente de AESS, y contó con la participación de tres voces clave: Jesús Fernández, presidente de AESS; Miriam Rivas, socia de Asinco Assessors y Gonzalo Sáez, CTO CEESA y gestor de All Box Manager, empresa proveedora asociada a AESS que patrocino el evento.
Y aunque una semana después de la celebración de este webinario el Gobierno aplazó la aplicación del sistema Verifactu hasta el año 2027, no queremos dejar de compartir con los asociados de AESS y otros profesionales del Self Storage los puntos clave que tratamos en este encuentro para estar preparados una vez llegue el momento de instaurar por fin este sistema en el día a día de nuestros centros.
Un sistema que transforma la facturación
Desde los primeros minutos, Jesús Fernández destacó que Verifactu no es un simple cambio tecnológico: “Estamos ante un nuevo estándar de trazabilidad fiscal. Cada factura emitida debe ser registrada, validada y certificada por la Agencia Tributaria”
Miriam Rivas explicó en detalle las obligaciones legales: todas las facturas (incluidas las simplificadas) deben enviarse electrónicamente, incluir un código QR y reflejar correctamente depósitos o fianzas fuera de la base imponible. Además, las facturas rectificativas deben referenciar explícitamente la factura original y el motivo de la corrección, reforzando la transparencia fiscal.
Retos y estrategias de Implementación
En su intervención, Gonzalo Sáez compartió la experiencia práctica de empresas que ya comenzaron a usar Verifactu antes del aplazamiento y aseguró que la implementación exitosa depende de software certificado, y del uso de procedimientos internos claros además de un control de datos rigurosos. Por otro lado dejó claro que el uso de prefacturas ha sido clave para minimizar errores antes de emitir la factura final.
Durante el webinario se destacaron tres formas de cumplir con Verifactu: mediante software integrado, con proveedores externos certificados o usando el portal web de la Agencia Tributaria, algo recomendable únicamente para negocios muy pequeños.
Penalizaciones y riesgos
Los ponentes recordaron que la Agencia Tributaria mantiene sanciones estrictas (hasta 50.000 € por empresa usuaria) que incumpla o use software no certificados, y hasta 150.000 € para proveedores que ofrezcan soluciones no homologadas.
Además, el mal manejo de datos, errores repetidos o fallas en la comunicación podrían derivar en la suspensión temporal de la capacidad de emitir facturas.
Recomendaciones clave para 2027
Los expertos coincidieron en que la preparación anticipada, es crucial para. Por lo que aunque no tengamos que aplicar este sistema en los próximos días el trabajo realizado habrá sido un avance que nos ayude a gestionar la facturación en un futuro.
El turno de preguntas fue de lo más interesante y animado ya que muchos los asistentes tenían dudas sobre casos concretos y como actuar antes ellos. Tras una media hora en la que ponentes y asistentes conversaron animadamente pudimos sacar varias conclusiones clave de cara a esta nueva herramienta:
- Revisar con precisión los datos de clientes y facturas es fundamental
- Mantener separados depósitos y fianzas de la factura principal ahorrará muchos quebraderos de cabeza.
- Implementar prefacturas para verificar internamente antes de emitir es una gran opción.
- Utilizar software certificado y contar con soporte técnico confiable es crucial para asegurarnos de hacer las cosas bien.
- Capacitar al personal y mantenerse al día con cambios normativos ayudará a que todo sea mucho más ágil.
Verifactu representa un cambio profundo en la gestión contable y fiscal, especialmente en sectores como el Self Storage, donde el volumen de facturas puede ser alto y la trazabilidad es clave. En 2027, la obligatoriedad será un hecho, y las empresas que se han anticipado tienen una ventaja clara: menos sanciones, mayor control interno y adaptabilidad frente a futuros sistemas.
El webinario de AESS no solo aclaró dudas técnicas y legales, sino que dejó un mensaje claro: adaptarse a Verifactu no es opcional, pero sí es posible hacerlo de manera ordenada y segura si se planifica con antelación y se aprovechan las herramientas disponibles.
Como todos nuestros webinarios este también ha sido grabado y está disponible para su visualización en el área privada de la web de AESS.
En caso de no poder acceder o tener cualquier incidencia técnica, por favor, escribe un correo a info@aess.es